Você se dedica muito ao seu trabalho e mesmo assim não consegue entregar os resultados como gostaria?
Todo dia já inicia seu trabalho achando que aquele dia vai ser MUITO produtivo, mas ao final dele você se dá conta de que não sabe o que fez com todo aquele tempo, já que algumas (ou muitas) atividades ficaram pra trás?
Existem várias possibilidades para isso acontecer:
- Você pode estar dando importância para tarefas que poderiam ser delegadas ou feitas depois
- Você pode gerir mal seu tempo
- Ou ainda pode ter muitas distrações ao seu redor que te fazem perder o foco
- Sua ansiedade em não esquecer nada pode estar te atrapalhando a focar na tarefa que você está executando naquele momento
- E tantas outras razões!!
Se você, assim como eu, se enquadra em alguma dessas possibilidades que eu te contei ali em cima, esse post é para você!
A produtividade é palavrinha chave nas mais diversas áreas e empresas.
Então, apesar de falarmos, majoritariamente, sobre marketing e vídeos aqui neste espaço, hoje o tema será um pouco distinto, afinal, todo mundo precisa ser produtivo, né?
Aqui na uMind somos Pareto Lovers, ou seja, acreditamos que 80% desses seus resultados são fruto de 20% das suas ações.
E por isso, independente da razão, é importante estar consciente sobre a efetividade de suas tarefas.
Então, trouxemos 3 técnicas de produtividade que podem te ajudar nessa missão.
1. Técnica de Eisenhower
Essa técnica se baseia na importância das tarefas.
Ajuda a priorizar tarefas mais importantes, delegar as que puderem ser delegadas e postergar as que não forem nem importantes nem urgentes:
- Faça uma lista de todas as tarefas que devem ser feitas.
- De acordo com o gráfico acima, você deve dividir as tarefas em 4 quadrantes.
Para isso é necessário entender o conceito de importância e urgência.
- Importância é tudo aquilo que será chave para trazer resultados para você e sua empresa. Como por exemplo uma reunião com um cliente.
- Urgência está ligada à rapidez com que determinada tarefa deverá ser feito, já que o fator determinante é o tempo. Ex.: Um relatório de atividades semanais.
Isto posto, você separará os quadrantes da seguinte forma:
- Mais importante e mais urgente
- Mais importante e menos urgente
- Menos importante e mais urgente
- Nada importante e Nada urgente
As tarefas que se enquadrarem na a. (Mais importante e mais urgente) devem ser as primeiras a serem feitas. (Ex.: Entregar o vídeo do cliente cuja deadline é naquele dia)
Tarefas no quadrante b. (Mais importante e menos urgente) você pode agendar para fazer depois (e fique de olho). (Ex.: Editar o vídeo que será entregue em 10 dias)
No quadrante c. (Menos importante e mais urgente) as tarefas que devem ser delegadas a outras pessoas. (Ex.: Fazer a lista de material de escritório que sua empresa necessita naquela semana.)
E as tarefas do quadrante d. (Nada importante e nada urgente) devem ser excluídas da sua mente em um primeiro momento, não vale a pena ocupar a cabecinha com algo que não é nem importante, nem urgente. (Ex.: Criar uma nova listagem de colaboradores por região que moram)
No dia seguinte, reenquadre as tarefas que ficaram pendentes e introduza as próximas e assim você sempre saberá a quais tarefas deve dar prioridade.
2. Técnica de Pomodoro
A técnica do tomate consiste em dividir seu tempo em blocos. Ajuda a criar foco total por períodos curtos, mas constantes.
Francisco Cirillo, proprietário da Cirillo Consulting, empresa consultoria na indústria de software, em 1980 iniciou a técnica com blocos de 10 minutos e realizou testes para chegar ao tempo ideal: os 25 minutos.
O tempo médio de concentração das pessoas gira em torno de 50 minutos.
Todavia, para pessoas que têm dificuldade em gerenciar seu tempo e estão começando a sanar esse problema, soa muito melhor dividir esse período de concentração em dois com um intervalo de 5 minutos entre eles, não acha?
A técnica consiste em:
I. Faça uma lista de todas as suas tarefas que devem ser feitas.
II. Escolhida a tarefa, desative notificações das redes sociais e não ceda à vontade de dar aquela conferida no whatsapp.
III. Coloque um timer (pode até ser no celular, mas atente-se para não se distrair muito com ele) com 25 minutos e se concentre totalmente na primeira tarefa que você escolheu.
IV. Passado esse tempo, descanse por 5 minutos (coma um lanche, converse com alguém, vá ao banheiro, faça uma ligação…)
V. Depois do descanso, repita o processo por mais 3 vezes, continuando a tarefa ou partindo para uma nova.
VI. Ao final do bloco 4 de 25 minutos, descanse agora por 30 minutos.
VII. Repita o processo ao longo do restante do seu tempo de trabalho.
Como já citamos no item II, durante os blocos de foco nas tarefas é importante cessar distrações!
Se elas forem externas e não puderem ser adiadas (alguém te chamando, telefone tocando), concluída essa distração, retome o bloco do início.
Contudo, os blocos são curtos, nos intervalos você poderá checar tudo que precisar.
É claro que essa é a técnica original, conforme você for sentindo o seu ritmo e o tempo de execução das suas tarefas, você pode adaptá-lo a sua necessidade.
3. Metodologia GTD: Getting Things Done
Essa metodologia originada a partir do livro “A Arte de fazer acontecer” de David Allen consiste em 5 etapas para diminuir o estresse e a ansiedade de não conseguir visualizar as tarefas que devem ser feitas e por consequência maximizar a produtividade!
1. Coletar
É nessa hora que todas as atividades profissionais e/ou pessoais saem da cabeça e vão para algum lugar mais seguro.
Há quem prefira agendas físicas e há quem prefira os aplicativos de celular, ou até mesmo o bloco de notas do computador.
De qualquer forma, o importante é que essas tarefas estejam escritas em algum lugar.
Se você for amante dos apps, um ótimo gerenciador de tarefas é o Todoist.
2. Processar
Tiradas as tarefas da cabeça, a ansiedade por medo de deixar alguma tarefa de lado diminui consideravelmente.
Agora é a hora de olhar cada uma delas e separar o que demanda ação e o que não demanda ação imediata.
3. Organizar
Feita aquela separação, agora é a hora de organizar.
As atividades que não demandam ação imediata você pode:
- Descartar: se elas não fizerem sentido de fato e você só se empolgou fazendo a lista
- Colocar em uma nova lista: tarefas que não tem prazo definido e que não serão feitas em breve
- Você pode criar uma lista de Referências que podem ser por exemplo: ver séries, ir ao cinema, livros para ler.
E para as atividades que demandam ação, você pode:
- Fazer imediatamente: se a atividade demorar menos de 2 minutos para ser concluída.
- Delegar: se a tarefa pode ser passada para algum responsável.
- Fazer dela um projeto: Se demanda mais de uma etapa, a tarefa se torna um projeto.
Por exemplo, se você precisa criar um carrossel para o Instagram da sua empresa, ele passa por diversas etapas, desde o roteiro, a produção de artes, criação de legenda e análise, que fazem dele um projeto.
Feita essa separação, você pode ainda categorizá-las conforme achar necessário, pode colocá-las, por exemplo, em categorias como:
- Pessoal
- Filhos
- Profissional
- Sonhos
E outras que você pode criar de acordo com a sua necessidade.
4. Revisar
Agora é a hora de olhar tudo o que você fez e confirmar se tudo faz sentido pra você e para o seu dia a dia.
Essa revisão pode ser diária ou semanal, mas o ideal é que seja feita com frequência para que evitar surpresas.
Até a própria revisão deve constar na lista de tarefas, hein?
5. Executar
E por último, mas de forma alguma, menos importante, é a hora de fazer acontecer!
Colocar em prática todas as listas e toda a programação que você estabeleceu até agora.
É claro que qualquer uma das 3 técnicas exigem constância e tempo para conseguir sua total efetividade no seu dia a dia!
E é importante lembrar que a disciplina deve falar mais alto! Quando o desespero, a falta de foco e as distrações baterem à sua porta, é a hora de saber falar NÃO!
E ter consciência de que, se tudo sair conforme o planejado (ou o mais próximo disso), você poderá usufruir do seu tempo com muito mais qualidade, sossego e qualidade.
Além de sobrar mais tempo para dedicar-se a hobbies, esportes, amigos, família, entretenimento, ou seja, pro que bem entender..
Mas também não seja cruel demais com você mesmo, beleza? Se algo der errado, tudo bem, você sempre pode tentar de novo!
Espero mesmo que você consiga implementar alguma dessas técnicas no seu dia a dia!
Aproveite e conte aqui como está sendo esse processo pra você, vamos adorar saber! E se conhece mais alguma técnica ou gerencia o seu tempo de forma diferente, compartilhe conosco, também.
Até a próxima! (:
